Rekisteriseloste

CAP-Group Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.6.2014. Viimeisin muutos 25.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

CAP-Group Oy
Äyritie 12C, 01510 Vantaa
Y-tunnus: 0841716-9
puh 050 913 0300

2. Yhteyshenkilö

Krista Hakkarainen
krista.hakkarainen@cap.fi
puh 045 129 0402

3. Rekisterin nimi

CAP-Group Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaiden osalta käsittelemme pääsääntöisesti seuraavia henkilötietojen ryhmiä:

  • Henkilötiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
  • Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Yritysasiakkaiden osalta yrityksen tiedot, kuten y-tunnus ja yhteystiedot
  • Opetus- ja tutkintotiedot, mukaan lukien palveluiden käyttöön ja kyselyvastauksiin perustuva oppimisprofiili
  • Laskutustiedot
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Yhteydenotot ja palautteet
  • Muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Potentiaalisista asiakkaista käsittelemme pääsääntöisesti seuraavia henkilötietojen ryhmiä:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Yritysasiakkaiden osalta yrityksen tiedot, kuten y-tunnus ja yhteystiedot

Lisäksi keräämme palveluiden käytöstä tietoja automaattisesti palvelinlokien ja evästeiden avulla.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme rekisteröidyn ja CAP-Group Oy:n välisen sopimuksen, markkinoidaksemme tuotteitamme ja palveluitamme olemassa oleville ja potentiaalisille asiakkaille, kehittääksemme liiketoimintaamme sekä täyttääksemme lakisääteisiä velvollisuuksia alla tarkemmin kuvatuin tavoin:

  • Palveluiden toteuttaminen: Käytämme henkilötietoja palveluiden tuottamiseen, laskutukseen ja perintään sekä rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään. Osana palvelun tuottamista teemme rekisteröidylle kyselyitä sekä analysoimme palveluiden (esim. opetuksessa käytetyn ajosimulaattorin tai muiden ohjelmistojen) käyttöä tuottaaksemme rekisteröidylle räätälöityä opetusta. Tietoja käsitellään palveluita koskevan sopimuksen täyttämiseksi.
  • Markkinointi: Käytämme nimi- ja yhteystietoja tuotteidemme ja palveluidemme markkinointiin. Asiakkaidemme osalta saatamme räätälöidä markkinointia palveluiden käytöstä kerättyjen tietojen avulla. Saatamme myös luovuttaa tietoja markkinointitarkoituksiin valikoiduille yhteistyökumppaneillemme. Tällöin käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi vastustaa markkinointia tai peruuttaa siihen antamansa suostumuksen milloin tahansa.
  • Tuotekehitys ja raportointi: Käytämme tietoja kehittääksemme palveluistamme entistä parempia. Esimerkiksi asiakaspalautteet auttavat meitä ymmärtämään, miten voimme kehittää palveluitamme. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.
  • Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen: Joudumme ajoittain käyttämään tietoja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen. Esimerkiksi automaattisesti kerättyjen lokitietojen avulla voimme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimia ja tietojen käytön luvallisuutta oikeutetun etumme mukaisesti.
  • Lakisääteiset velvoitteet: Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy noudattaaksemme kirjanpitolakia.

Lisäksi säilytämme opetus-, koulutus- ja tutkintotietoja koskevat asiakirjat niin kauan kuin kyseistä tietoa voidaan käyttää esimerkiksi ammattipätevyyskortin tai ajokortin saamiseksi. Esimerkiksi edellä mainitussa tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden tilaamisen ja käytön yhteydessä.

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi opetus- ja tutkintotietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämin tavoin.

Edellä mainitun ajan jälkeen karsimme tietoja ja käsittelemme nimi- ja yhteystietoja sekä yksittäisiä käyttäjän profiilia kuvaavia tietoja markkinointitarkoituksiin niin kauan kuin rekisteröity ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestejä. Mikäli rekisteröity kieltäytyy markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Rekisteröity voi halutessaan pyytää myös tietojen poistamista kokonaisuudessaan.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kuvattujen valintojen kautta.

8. Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan kävijöistä kuvaavan profiilin muodostamisen analysoimalla sitä, miten ja milloin sivustoamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt sivustolle, milloin ja mitä verkkosivujamme käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite. Näiden tietojen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä ja käyttökokemusta sekä kohdentamaan mainontaa ja markkinointiviestintää. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Käytämme evästeitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Lisäksi käytämme evästeitä mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamiseen.
Ns. ensimmäisen osapuolen evästeet ovat osoitepalkissa näkyvän sivuston asettamia. Näiden lisäksi palveluissamme käytetään ns. kolmannen osapuolien, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajien, mainosteknologiatoimittajien sekä sosiaalisen median palveluiden, evästeitä.

Analysoimme sivuston käyttöä Google Analyticsin avulla. Google Analytics käyttää evästeitä auttaakseen verkkopalvelua analysoimaan, kuinka käyttäjät käyttävät verkkopalvelua. Evästeeseen tallentuvat tiedot siitä, kuinka käytät verkkopalvelua (mukaan luettuna IP-osoite). Evästeen tiedot lähetetään Googlen palvelimille ja tallennetaan niille, eli tiedot voivat sijoittua EU-alueen ulkopuolelle. Google käyttää näitä tietoja sen arvioimiseen, kuinka käytät verkkosivustoa, verkkosivuston aktiivisuuden raporttien koostamiseen verkkosivuston operaattoreille sekä muiden verkkosivuston aktiivisuuteen ja internetin käyttöön liittyvien palveluiden tarjoamiseen. Google voi myös välittää näitä tietoja kolmansille osapuolille, mikäli laki tätä vaatii tai kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä IP-osoitettasi mihinkään muihin Googlen hallinnoimiin tietoihin. Käyttämällä verkkosivustoa hyväksyt, että Google käsittelee sinua koskevia tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden asettaminen selaimen asetusten avulla taikka käyttää tässä tietosuojaselosteessa listattuja vaikutusmahdollisuuksia.

9. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Voimme luovuttaa tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Viranomaiset ja muut lainsäädännön edellyttämät luovutukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Tietoja luovutetaan mm. Trafille ja Trafin viranomaispalveluja tuottavalle kumppanille esimerkiksi Ajovarma Oy:lle kuorma- ja linja-auton kuljettajien ammattipätevyydestä annetun lain sekä ajokorttilain perusteella.
  • Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, kuten rekisteröidyn työnantajalle tai vakuutusyhtiölle, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
  • Konserni: Voimme käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä.
  • Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
  • Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.
  • Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käytämme palveluiden tuottamisessa alihankkijoita. Tällöin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on tallennettu CAP-Group Oy:n tietojärjestelmään, joka on suojattu usein eri tavoin ja aktiivisesti ylläpidetty. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt CAP-Group Oy:n työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn usein eri tavoin:

  • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.
  • Tietojen siirtäminen: Rekisteröity voi halutessaan saada siirretyksi toimittamansa henkilötiedot, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 2. mainittuun yhteyshenkilöön.
  • Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröidy voi vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Rekisteröity voi vastustaa myös muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.  Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.
  • Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 2. mainittuun yhteyshenkilöön.
  • Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesi.

Automaattisesti evästeiden avulla kerättyjen tietojen osalta käyttäjä voi vaikuttaa seuraavin tavoin:

  • Sivuston yksityinen selaus: Yksityisellä selauksella (”private browsing”) käyttäjä voi selata sivustoja niin, ettei sivuista, joilla käyttäjä on käynyt, tallenneta tietoja evästeiden avulla.
  • Uuden evästeprofiilin luominen: Tyhjentämällä evästeet selaimelta säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa yksilöivää tunnistetta, jolloin aiempaan tunnisteeseen liittyvä profiili nollautuu.
  • Evästeiden estäminen: Käyttäjä voi estää evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.
  • Google Analyticsin käytön estäminen: Käyttäjä voi estää sivuston tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan täällä. Tämä lisäosa estää verkkosivustoilla käynnissä olevaa Google Analyticsin JavaScriptia (ga.js, analytics.js ja dc.js) jakamasta sivuston käyntitietoja Google Analyticsille.